Cos'è il quorum assembleare
Il quorum assembleare è il numero minimo di aventi diritto che deve essere presente o rappresentato perché un'assemblea possa validamente riunirsi e deliberare. Sotto lo stesso termine convivono in realtà due soglie diverse, che rispondono a domande diverse e che gli statuti disciplinano separatamente.
Una soglia riguarda l'apertura dell'assemblea: quante persone devono esserci perché si possa iniziare. L'altra riguarda l'esito delle singole votazioni: quanti voti favorevoli servono perché una delibera sia approvata. Chi organizza un'assemblea deve tenere entrambe sotto controllo, non solo la prima.
Quorum costitutivo e quorum deliberativo
Il quorum costitutivo stabilisce quante persone, di persona o per delega, devono essere presenti perché l'assemblea sia validamente aperta. Se non viene raggiunto, il presidente non può far entrare l'assemblea nella discussione dell'ordine del giorno.
Il quorum deliberativo riguarda invece l'esito del singolo punto messo ai voti. Si può avere un'assemblea regolarmente costituita e una delibera che comunque non passa, perché non raggiunge la soglia di consenso richiesta per quel tipo di decisione.
La distinzione conta soprattutto quando ci sono astensioni. Un partecipante che si astiene concorre al quorum costitutivo, perché resta comunque presente in sala o in piattaforma, ma non concorre al quorum deliberativo, perché il suo voto non è né a favore né contrario. Confondere le due soglie porta a errori nel calcolo di un risultato che sembra ovvio ma non lo è.
Prima e seconda convocazione
Molti statuti prevedono soglie diverse tra prima e seconda convocazione. Se all'orario fissato per la prima convocazione l'assemblea non raggiunge il quorum costitutivo richiesto, si passa a una seconda convocazione, che di norma ha una soglia più bassa o, in alcuni casi, nessuna soglia minima.
Quorum diverso tra assemblea ordinaria e assemblea straordinaria
Non tutte le assemblee hanno lo stesso quorum, nemmeno all'interno dello stesso ente. L'assemblea ordinaria delibera su materie di amministrazione corrente, come l'approvazione del bilancio o la nomina degli organi sociali, e i suoi quorum sono in genere meno stringenti. L'assemblea straordinaria si occupa invece di decisioni con un impatto strutturale sull'ente, come modifiche statutarie, operazioni straordinarie (fusioni, scissioni, trasformazioni) o lo scioglimento: per queste materie lo statuto richiede in genere quorum più qualificati, sia costitutivi sia deliberativi.
Le soglie esatte non sono uguali per tutti gli enti: cambiano tra società, cooperative e associazioni, e all'interno dello stesso tipo di ente lo statuto può alzarle rispetto al minimo di legge. Prima di convocare un'assemblea straordinaria conviene verificare quale quorum si applica nel proprio statuto, non solo quello dell'ordinaria: è l'errore più comune di chi organizza per la prima volta.
Come cambia con il voto elettronico
Il voto elettronico non modifica le soglie di quorum previste da statuto e normativa: cambia il modo in cui il quorum viene verificato durante l'assemblea. In un'assemblea gestita a mano, contare presenti e deleghe è un'operazione che va rifatta ogni volta che qualcuno entra o esce dalla sala, con margine di errore reale.
Con un sistema come Votix, ogni partecipante identificato in piattaforma viene conteggiato in automatico e il quorum costitutivo resta visibile in tempo reale a presidente e segretario, insieme ai risultati di ogni votazione, sia sul proiettore in sala sia sui dispositivi dei votanti. Resta comunque compito del presidente accertare la regolare costituzione dell'assemblea: il sistema mostra il dato, non sostituisce quella responsabilità.