Quanto costa un'assemblea con voto elettronico

Ordini di grandezza

Per dare subito un riferimento concreto, queste sono le fasce di prezzo tipiche per una singola assemblea gestita con Votix, comprensive di preparazione, gestione in diretta e verbale automatico. Ogni fascia copre un ampio ventaglio di casi reali: il prezzo esatto dipende dalle variabili descritte più sotto.

Sopra i 600-800 votanti il preventivo è sempre personalizzato, perché entrano in gioco elementi di infrastruttura (connessione di backup, test di carico, ridondanze) che hanno un impatto significativo.

Cosa è sempre incluso

Non abbiamo la logica degli "add-on nascosti": se serve per far funzionare l'assemblea, è nel preventivo di base. Le voci opzionali sono quelle davvero extra, descritte più sotto.

Le variabili che spostano il preventivo

Cinque variabili determinano la maggior parte della differenza tra una stima e l'altra. Conoscerle aiuta a farsi un'idea prima di chiedere.

1. Numero di votanti

È la variabile con il peso maggiore. Più votanti significa più credenziali da generare, più capacità di carico sul sistema, più tempo di assistenza. La scala non è lineare (raddoppiando i votanti il prezzo non raddoppia), ma è la principale leva.

2. Numero e tipo di votazioni

Un'assemblea con due delibere semplici si configura in poche ore. Un'assemblea elettiva con votazioni multiple, liste concorrenti, voto ponderato per fasce di rappresentanza e scrutinio segreto richiede una preparazione più articolata. La complessità della logica di voto ha un impatto diretto sul tempo di setup.

3. Durata dell'assemblea

Un'assemblea di tre ore e un'assemblea di otto ore hanno costi diversi di presenza in sala e di gestione. Anche la gestione degli intervalli e del ricalcolo dei quorum in corso d'opera cambia il tempo di servizio richiesto.

4. Formato (in presenza, da remoto, ibrido)

Un'assemblea interamente in presenza e una completamente da remoto hanno costi simili. L'ibrido (parte in sala, parte da remoto) è il formato più richiesto per chi vuole alzare la partecipazione, ma richiede un coordinamento aggiuntivo tra sala e collegati, che si traduce in un piccolo incremento di prezzo.

5. Preparazione e prove preventive

Per assemblee elettive di federazioni CONI o ordini professionali raccomandiamo una sessione di prova con alcuni delegati rappresentativi qualche settimana prima dell'evento. Non è obbligatorio: è un'opzione che vale la pena considerare quando l'assemblea è particolarmente sensibile.

Opzioni extra

Alcune voci non sono incluse nel preventivo base perché servono solo in casi specifici. Quando servono, vengono quotate a parte con prezzi trasparenti:

• Secondo operatore in sala: per assemblee oltre i 500 partecipanti o con due sale separate
• Assistenza notarile coordinata: se lo statuto prevede verbale notarile e serve coordinamento tecnico con il notaio
• Traduzione simultanea multilingua: per assemblee con delegati internazionali
• Live streaming integrato: se oltre al voto serve trasmettere l'assemblea in diretta
• Hosting e configurazione prolungata: se l'ente vuole lasciare i risultati accessibili ai soci per un periodo definito dopo l'assemblea
• Consulenza pre-evento: revisione del regolamento assembleare, suggerimenti sulle modalità di voto più appropriate

Il confronto con il cartaceo

Un'obiezione frequente: "il voto cartaceo costa meno". In superficie sì, ma il conto reale include il tempo del personale per lo scrutinio, il costo della sala prolungata, l'eventuale riconteggio, il rischio di contestazioni sul verbale. Per un'assemblea di 200 partecipanti con 5 votazioni a scrutinio segreto, il costo totale del cartaceo si aggira sui 500-1.500 EUR, spesso non visibili perché assorbiti dal personale interno. Il voto elettronico ha un costo esplicito ma prevedibile.

Abbiamo sviluppato il confronto numerico in un articolo dedicato, con esempi concreti per assemblee di diverse dimensioni.

Come ottenere una stima

Per ricevere una stima sul caso specifico servono cinque informazioni:

• Tipologia di ente (federazione, ordine, cooperativa, fondo pensione, associazione)
• Numero stimato di aventi diritto al voto
• Numero e tipo di votazioni previste
• Data indicativa dell'assemblea
• Formato: in presenza, remoto o ibrido

Con queste informazioni, in genere rispondiamo con una fascia di prezzo entro 24 ore lavorative. Se l'assemblea è ravvicinata o le esigenze sono particolari, preferiamo una chiamata di trenta minuti per capire bene il caso prima di quotare.